OiV利用PDF文電通™終端伺服器 標準化文件處理流程

Odašiljači i veze d.o.o. (OiV)
基本資訊
  • 產業別:電信業
  • 總部地點:克羅埃西亞首都札格瑞布
  • 活躍的使用者:每日30人
  • 團隊規模:290人
  • 使用產品:PDF文電通終端伺服器專業版
    ( 同時存取授權 )

簡介

OiV - Transmitters and Communications Ltd. 是克羅埃西亞的國營電信巨頭,在國內的無線電廣播與電信產業擁有超過90年的經驗,提供完整的無線電與電視廣播服務、影音內容、數據分發、光纖出租、主機代管與現代化的媒體服務。OiV是如此的重要,其核心事業甚至部分受國家法律約束必須保持正常運作;而在歷史上,OiV身為管控基礎設施的廠商,更在1991到1995年的「克羅埃西亞獨立戰爭」之中維持通信服務不中斷,進而協助政府成功防禦國土並實現從南斯拉夫獨立的最終目標。在許多方面而言,OiV之於克羅埃西亞就如同中華電信之於台灣。


遭遇的挑戰

  • 編輯PDF困難導致生產力低落
    以往OiV的員工們都習慣以所謂的「老方式」來編輯PDF文件,也就是反覆的將PDF轉成可編輯的格式、修改內容、再轉回PDF。當等候處理的文件數量稀少時,這種方式還算能令人接受;然而隨著OiV不斷擴大規模,文件數量也是與日俱增,使主管警覺到公司需要引入新的工作流來加速PDF轉換,並讓整個編輯經驗更加流暢。

  • 超大附件引發空間不足危機
    OiV通常每天會收到20封左右來自客戶的電子郵件,而為求溝通迅速、有效,員工們通常會加入文件、圖表、曲線圖、影像為附件,好讓客戶能快速理解他們的意思。但是當往返的電子郵件附件數量增多,OiV和客戶的郵件伺服器逐漸無法承受巨大的壓力。工程師 Antonia Japunčić回想當時情況,表示「我們真的很需要降低技術支援資料的大小,才能有效的幫助客戶減少信箱的負擔。」

  • 未標準化PDF軟體問題多多
    統一以文電通標準化全公司的PDF軟體之前,OiV曾經擁有不同廠牌且皆需在電腦上個別安裝與啟動的PDF軟體,讓IT人員們在管理軟體資產與確認符合授權協議上疲於奔命。除了維護軟體的困難之外,管理階層也注意到公司在軟體上的投資並未達到最大效益 - 不少的用戶只是偶爾需要使用軟體,卻與重度使用者相同地佔用了一個份額。對於OiV來說,當務之急就是尋找一個高C/P值且能滿足公司全部所需的PDF軟體,並藉之實施組織的軟體標準化,統一上下的作業流程。

實地演練PDF文電通終端伺服器

OiV於2015年年底正式引進文電通,並顯著地加快了文件處理速度。終端伺服器(同步存取授權)不只降低了IT部門的管理壓力,更賦予了內部用戶能在公司網路內任何電腦上遠端使用軟體的能力。



「文電通擁有我們處理PDF文件所需的一切功能,我們已不需要其他的軟體了。導入文電通是公司服務現代化的一步。」
- Antonia Japunčić, OiV 工程師

成果豐碩


使用編輯文字與影像功能調整PDF文件中的物件
【 轉換、編輯、輕鬆寫意 】

有了Gaaiho PDF Converter 坐鎮,員工們現在能迅速且精準地轉換PDF文件為其他可編輯的格式。獨具特色的批次轉換功能一次可以處理大量的文件,更能在背景運作,不打擾使用者正常辦公。除了轉換之外,基本的文字、影像編輯也能在同個軟體中完成,不需分別使用不同的程式。OiV的研調人員就是使用專業版的編輯文字與影像功能調整PDF文件中的物件並編輯文字,不但省下了可觀的時間,也能更專注地執行其他任務。

【 掌控檔案的大小 】

移除不必要的文件數據和壓縮圖片之後,PDF檔案大小不只降低,也大幅減輕了郵件伺服器與網路速度上的負擔。OiV的員工們廣泛地使用減少檔案大小功能來壓縮富含圖片的PDF文件,還能調整滑動條以決定圖片品質與大小的比例。再者,檢查文件功能可讓大家在呈交文件前永久移除PDF文件中已刪除的內容(即使你認為它們都已經刪除了,但其實不然)、無用的註解和書籤等。如今用戶們應對所有文件時皆顯得從容不迫,因為他們知道檔案大小再也不會超出限制範圍。

【 以集中部署降低整體成本 】

PDF文電通終端伺服器版 (TSL) 不只完全符合OiV的遠端工作環境,更可觀地降低了軟體的擁有成本。傳統上來說,每台電腦都要個別安裝並啟動軟體才能正常使用,但終端伺服器版只需要部署於伺服器上,絲毫不影響使用者的例行工作。在另一方面,IT人員們非常滿意集中部署軟體與標準化的策略,因為比起散落四處的數百台電腦,只維護幾台伺服器無疑是一大福音;使用者更可以從企業網路中任何電腦遠端存取文電通,而不是受限於授權的電腦。對此,商用資訊系統部門的主管Tihomir Stojanović 總結道:「藉著購買這套軟體(文電通),我們找到了處理日常任務以及大量PDF文件所需的所有功能。員工們對於軟體提供的工具也非常滿意,不時傳達了正面評價。」


重點功能


  • 轉換和匯出PDF利用Gaaiho Doc中的匯出功能或Converter轉換PDF為Word、Excel、圖片或文字檔案。

  • 創建PDF從微軟Office系列軟體、網頁直接建立PDF檔案,或是用Driver批次轉換為PDF。

  • 轉換為可編輯PDF輕鬆將整份PDF文件轉換為可直接在Gaaiho Doc內編輯的PDF。
相關產品: PDF文電通終端伺服器專業版
下載試用 更多資訊